Outlook, prise en main

Outlook est un outil de messagerie riche en fonctionnalités et outils. Dans cette formation vous verrez comment gérer vos contacts et vos courriers efficacement, comment organiser vos rendez-vous et planifier vos différentes activités.
Objectifs pédagogiquesÀ l’issue de la formation, le participant sera en mesure de :

• Appréhender et s'approprier l'environnement Outlook
• Envoyer des courriers, savoir les configurer et les customiser
• Gérer la réception, le tri et l'archivage de ses courriers
• Utiliser les règles et les paramétrages avancés de sa messagerie
• Gérer ses tâches, son calendrier et sa boîte de contact.

Public concerné

Tout public.
Prérequis

Connaissances de base de l'utilisation d'un environnement Windows.Vérifiez que vous avez les prérequis nécessaires pour profiter pleinement de cette formation en faisant  ce test.
Programme de la formation

Appréhender et configurer les options d'Outlook

• Identifier les différences entre chaque version Outlook 2016/2013/2010.
• Connaître l'interface et la zone de travail.
• Personnaliser Outlook, les affichages.
• Maîtriser la nouvelle barre de navigation.
• Distinguer les options des messages et de la messagerie.

Travaux pratiques

Démonstration de l'outil et de la navigation à travers les dossiers.Parcourir les options de base.

Gérer l'envoi et la réception des courriers

• Composer et mettre en forme un message.
• Utiliser la saisie semi-automatique des adresses.
• Paramétrer les options d'un message et sa signature.
• Insérer une pièce jointe, une signature, un élément ou un objet.
• Identifier les symboles de la boîte de réception.
• Répondre et transférer à partir du volet de lecture.
• Classer par expéditeur, par catégorie. Créer un dossier personnel et gérer l'ordre des dossiers.
• Copier, déplacer, archiver et supprimer des messages. Utiliser les outils de recherche.

Travaux pratiques

Créer un message, insérer une pièce jointe et une signature. Répondre et transférer un message. Utiliser la barre de "recherche rapide" et les dossiers de recherche.

Maîtriser la gestion avancée de la messagerie

• Créer des règles de gestion automatique des messages.
• Utiliser les indicateurs de suivi et les codes couleurs.
• Maîtriser le gestionnaire d'absence avec messages ciblés.
• Nettoyer la boîte aux lettres.
• Connaître les fonctions rapides "QuickSteps".
• Partager un dossier de messagerie.

Travaux pratiques

Mettre en œuvre le gestionnaire d'absence. Mettre en forme conditionnelle des messages.

Gérer son calendrier, ses contacts, tâches et notes

• Personnaliser l'affichage du calendrier.
• Créer un RDV, paramétrer la périodicité.
• Déplacer, supprimer, modifier la durée d'un RDV.
• Organiser une réunion, vérifier la disponibilité des participants.
• Partager un calendrier.
• Créer et gérer les contacts.
• Elaborer et assigner une tâche.

Travaux pratiques

Organiser une réunion. Créer et suivre une tâche. Créer un contact, une liste de distribution, envoyer un message à une liste.