Conduire efficacement une réunion

Cette formation vous montre comment préparer et mener une réunion d'une manière efficace et productive et comment bien gérer la dynamique de groupe.

Objectifs pédagogiques

À l’issue de la formation, le participant sera en mesure de :

• Préparer et animer une réunion d'une manière efficace
• Gérer les dynamiques de groupe
• Maîtriser les techniques d'animation de réunion
• Pratiquer l'écoute active et l'empathie
• Prendre la parole en réunion en impliquant son auditoire

Public concerné

Managers, chefs de projet.

Toute personne désirant perfectionner ses compétences dans l'animation de réunions.

Prérequis

Aucun.

Programme de la formation

Préparer une réunion - Avant la réunion

• Identifier les divers types de réunions : information, résolution de problèmes, prise de décisions.
• Programmer, planifier.
• Clarifier l'objectif, l'ordre du jour, les priorités.
• Choisir les participants, le lieu, le rapporteur.
• Gérer la logistique.
• Utiliser des supports visuels : quelques conseils.

Travaux pratiques

Identifier les questions à se poser pour se préparer.

Communiquer en groupe - Pendant la réunion

• Connaître les règles de base de la communication et de la dynamique de groupe.
• Gérer le positionnement. Acter sa place.
• L'empathie. La capacité d'identification.
• L'écoute active, les attitudes facilitatrices.
• Les contaminations comportementales.
• L'auto-confirmation des croyances.

Prendre la parole et conduire une réunion

• Coordonner la posture, le regard, la gestuelle.
• Harmoniser verbal et non verbal.
• Savoir s'affirmer : ancrer sa parole, inscrire son message, impliquer son auditoire, convaincre.
• L'utilisation de la voix. Le timbre, le ton, le rythme.
• Gérer le stress. Réguler ses rythmes internes.
• Le trac : une stimulation à adapter aux situations.

Travaux pratiques

Jeux ludiques autour des outils de communication et de prise de parole.

Animer une réunion

• La réunion restreinte, la grande réunion.
• Réaliser les quatre phases de la réunion : contracter, collecter, construire, synthétiser.
• Les fonctions de l'animateur : faciliter, réguler, accompagner la production.
• Maîtriser les techniques d'animation: le tour de table, les sous-groupes, le brainstorming, le débat, les synthèses.
• Gérer le temps, maîtriser les dérives.
• Intégrer les divers types de participants "difficiles". 
• Résoudre les situations délicates, empêcher la création de clans, désamorcer les règlements de compte.
• La vidéoconférence, la conférence téléphonique.

Travaux pratiques

Jeux de rôles filmés de divers types de réunions. Identification des difficultés rencontrées. Concrétisation des solutions. Diversification des possibilités selon le style de chacun.

Conclure et s'évaluer - Fin de réunion

• Soigner les dix dernières minutes.
• Rédiger et diffuser le compte rendu.
• Élaborer un plan d'action.

Travaux pratiques

Mise en évidence des points forts et axes de progression.