Assistant(e) : savoir travailler avec plusieurs managers

Cette formation vous permettra de définir vos responsabilités et de cerner les enjeux des missions managériales que vous accompagnez. Vous apprendrez à évaluer et prioriser avec méthode dans un objectif qualité. Vous acquerrez les bases d'une communication assertive nécessaire à l'anticipation des besoins.
Objectifs pédagogiquesÀ l’issue de la formation, le participant sera en mesure de :

• Comprendre les enjeux des périmètres de chacun
• Piloter les priorités pour mieux épauler
• Valoriser ses processus qualité
• Garantir une information utile et accessible
• S'affirmer comme partenaire et facilitateur

Public concerné

Cette formation s'adresse aux assistant(e)s de plusieurs managers.
Prérequis

Aucune connaissance particulière.
Programme de la formation

Développer votre rôle d'appui aux managers

• Cerner les missions des managers.
• Comprendre les enjeux de leurs différents postes.
• Identifier vos contributions et les attentes des managers.
• Définir votre périmètre d'autonomie et de responsabilité.
• Poser le cadre actuel et futur de vos missions.

Réflexion collective

Réflexion en binôme, partage de pratique, élaboration de la cartographie des missions actuelles, mise en perspective avec les attentes des managers.

Optimiser la fluidité de l'organisation

• Evaluer la charge de travail pour anticiper.
• Maîtriser le questionnement systématique pour cadrer les missions.
• Discerner les priorités et les hiérarchiser.
• Planifier les tâches pour agir dans les temps.
• Jouer le rôle de facilitateur auprès des managers.

Exercice

Exercices de priorisation et de planification des tâches, analyse et réflexion en sous-groupe.

Se positionner comme acteur de la qualité

• Viser l'amélioration continue de son poste : les avantages.
• Utiliser une méthodologie par étape : observer, analyser et être force de proposition.
• Présenter des solutions efficaces et efficientes aux managers.
• Mettre en œuvre les solutions retenues.
• Gérer la situation de changement : informer et former.

Travaux pratiques

Brainstorming, mise en œuvre de la méthodologie en sous-groupes, analyse de cause et proposition de solutions.

Etre garant(e) de l'information utile et accessible

• Identifier les besoins d'information des managers.
• Distinguer l'information utile : qui, quoi, où, comment?
• Assurer l'accès rapide à l'information papier et électronique.
• Gérer efficacement une boîte mail.
• Proposer des règles de travail aux managers pour uniformiser.

Etude de cas

Réalisation d'une étude de cas sur le traitement de l'information.

Favoriser des relations sereines et constructives

• Maîtriser les clés d'une communication réussie.
• Répondre aux diverses sollicitations avec souplesse.
• Savoir dire non avec diplomatie.
• S'affirmer dans son poste et prendre confiance.

Mise en situation

Mise en situation en binôme : pratique des outils de communication sur la base de l'expérience des participants.

Modalités pratiques

Travaux pratiques

Partage de pratiques, réflexion en sous-groupe et en binôme, exercices, mise en œuvre de méthodologie, études de cas, mises en situation.Méthodes pédagogiques;Pédagogie active et participative