Outlook, perfectionnement

Cette formation vous permettra d'approfondir votre utilisation d'Outlook. Vous apprendrez à optimiser la gestion des messages, du calendrier et des contacts, ainsi qu'à personnaliser votre environnement pour gagner en efficacité et réactivité.
Objectifs pédagogiquesÀ l’issue de la formation, le participant sera en mesure de :

• Personnaliser et classer ses messages dans Outlook
• Utiliser des règles de gestion pour organiser ses messages
• Définir la périodicité d'un rendez-vous sur son calendrier
• Partager un calendrier par mail et utiliser le journal pour le suivi
• Trier, filtrer et regrouper les contacts dans des listes
• Utiliser au mieux les tâches, les classer et transformer un message en tâche

Public concerné

Tout public souhaitant approfondir ses compétences sur Outlook
Prérequis

Connaissances de base de MS Outlook.
Programme de la formation

Gestion avancée des messages

• Améliorer et personnaliser la présentation des messages.
• Comment créer des dossiers pour mieux classer les messages.
• Savoir grouper les messages et les trier selon des critères.
• Classer les messages électroniques : créer les catégories de couleurs.
• Utiliser les règles de gestion des messages. Modifier un message déjà expédié.
• Redimensionner automatiquement les photos en pièces jointes.

Travaux pratiques

Personnalisation des messages. Exemples de classement. Utilisation des règles de gestion.

Gestion avancée du calendrier

• Gérer la périodicité d'un rendez-vous, d'une réunion.
• Ajouter ou supprimer des jours fériés et des événements spéciaux.
• Classer un rendez-vous.
• Partager son calendrier par email.
• Gérer des groupes de calendrier.
• Utiliser le journal pour effectuer le suivi.

Travaux pratiques

Mise en place de la périodicité d'un rendez-vous. Partager le calendrier par mail. Utilisation du journal pour le suivi.

Gestion avancée des contacts

• Créer et suivre une liste de contacts.
• Personnalisation de l'apparence des contacts.
• Comment trier, filtrer et regrouper les contacts.
• Les formats d'affichage et de colonnes.
• Faire un publipostage à partir des contacts.

Travaux pratiques

Créer et suivre une liste de contacts. Trier, filtrer et regrouper les contacts.

Utiliser efficacement le gestionnaire des tâches et partager l'information

• Créer, modifier et suivre une liste de tâches.
• Classer les tâches par ordre de priorité.
• Assigner, répondre et transférer des tâches.
• Transformer un message en tâche.
• Partager des informations dans Outlook.
• Partager des dossiers et permissions associées aux éléments.

Travaux pratiques

Classer les tâches par ordre de priorité. Transformer un message en tâche.

Modalités pratiques

Travaux pratiques

Echanges, partages d'expériences, démonstrations, travaux dirigés et cas pratiques.

Méthodes pédagogiques; Pédagogie active basée sur des exemples, des démonstrations, des partages d'expériences, des cas pratiques et une évaluation des acquis tout au long de la formation.