Assistant(e) : réaliser des reportings efficaces

Ce stage vous présentera comment élaborer des tableaux de bord efficaces et produire des reportings clairs et pertinents. Il vous apprendra aussi à mieux communiquer à l'oral comme à l'écrit en vue de gagner en force de persuasion.
Objectifs pédagogiques À l’issue de la formation, le participant sera en mesure de :

• Choisir des indicateurs performants pour son activité métier
• Construire des documents efficaces
• Présenter ses reportings avec aisance

Public concerné Assistants(es) de direction et secrétaires.
Prérequis Aucune connaissance particulière.
Programme de la formation

Comprendre les enjeux du reporting

• Accompagner le manager dans son rôle de pilotage de l'activité.
• Comprendre l'importance du tableau de bord : pilotage stratégique, indicateur de l'activité, lien avec le budget...
• Appréhender la logique d'un tableau de bord : les natures d'objectifs et les différents types d'indicateurs.
• Comprendre l'organisation du système de management autour du tableau de bord : la responsabilisation, la délégation...

Réflexion collective Réflexion collective et échanges, retours d'expérience.

Gérer les tableaux de bord

• Elaborer le tableau de bord : méthodologie de projet.
• Déterminer les indicateurs pertinents et les niveaux d'information requis, selon les destinataires et leurs besoins.
• Choisir et hiérarchiser les indicateurs de résultat, de progression, de pilotage, de reporting et de gestion.
• Suivre et contrôler le tableau de bord : vérifier les chiffres, alerter le manager sur les écarts et erreurs...
• Bâtir et optimiser le processus de reporting : organiser l'animation des tableaux de bord avec les équipes.
• Etre force de proposition : commenter, optimiser et favoriser l'évolution des indicateurs.

Exercice Sélection, parmi les indicateurs les plus courants par fonction, des plus pertinents pour son activité.

Présenter clairement des informations à l'écrit

• Hiérarchiser, classer et sélectionner les informations pertinentes.
• Etre synthétique : construire un plan clair et adapté, bâtir un argumentaire, dire l'essentiel...
• Faire parler les chiffres : mise en forme de graphiques avec Excel et astuces visuelles avec PowerPoint.
• Extrapoler : traduire des chiffres en exemples, donner des exemples concrets.

Jeu de rôle Elaboration d'un document écrit de reporting.

Communiquer les informations essentielles à l'oral

• Préparer et réussir sa prise de parole.
• Les règles d'or d'une présentation orale réussie.
• Organiser ses idées dans un plan, trouver les mots justes et adapter son langage.
• Renforcer son impact à l'oral.

Mise en situation Jeu de rôles et mises en situation autour de reportings oraux.

Modalités pratiques Travaux pratiques Apports théoriques et exercices pratiques. Etudes de cas et mises en situations avec débriefing personnalisé.
Modalités d'évaluation Le formateur évalue la progression pédagogique du participant tout au long de la formation au moyen de QCM, mises en situation, travaux pratiques…Le participant complète également un test de positionnement en amont et en aval pour valider les compétences acquises.