Efficiënte vergaderingstechnieken

Doelstellingen

• Een vergadering voorbereiden om er het verloop van te beheersen en de vastgestelde objectieven te bereiken
• Het leiden en beheren vanuit alle hoeken :
    o Voorbereiding, animatie/gedrag
    o Zich rekenschap geven van het resultaat en opvolging
• Duidelijke doelstellingen vastleggen om de vergadering te doen slagen
• Een groep (bege)leiden, individuen, herkaderen, voortgang realiseren

Programma

1. Hoe een vergadering voorbereiden en organiseren ?

Het verloop van een vergadering in goede banen leiden vormt één van de voornaamste hefbomen van efficiënt functioneren zowel voor het individu (= persoonlijke efficiëntie) als voor teams, wat ook hun hiërarchische positionering moge zijn of de competenties van de deelnemers aan de vergadering. Deze opleiding stelt organisatie- en communicatiemethodes voor om vergaderingen tot succes te brengen.  

• Het type vergadering kiezen in functie van de doelstelling die men beoogt : informatieve, reflectieve, beslissende, probleemoplossende... vergaderingen.
• De vergadering voorbereiden : de nuttigheidsgraad bepalen van de vergadering, SMART-doelstellingen formuleren en hoe deze bereiken, deelnemers kiezen, logistieke aspecten controleren. 
• Bepalen en vormgeven van de middelen, de inhoud, en de manier om ze voor te stellen : de voor- en nadelen van elk type hulpmiddel, de ideale timing, de afwisseling van animatiemethodes
• Anticiperen op de hogere of lagere complexiteit van de vergadering door de sleutelelementen te identificeren, gebruik makend van de SWOT-analyse. 
• De strategie kiezen om de effectiviteit en efficiëntie van de vergadering te optimaliseren, rekening houdend met de deelnemers, hun bevoegdheden en hun doelstellingen.
• Hoe de agenda (doen) opstellen en hoe deze naar de deelnemers communiceren.
 
2. Hoe een vergadering leiden ?

De deelnemers worden vertrouwd gemaakt met methoden en instrumenten om vergaderingen te leiden met het oog op een duidelijke verhoging van de efficiëntie van de vergadering en op een beter omgaan met conflicten of spanningen die tijdens een vergadering kunnen opduiken.  

• Hoe de deelnemers verwelkomen en op hun gemak stellen.  Het academisch kwartiertje vermijden en hoe reageren op laatkomers.
• De verschillende rollen verduidelijken en waar nodig gedragsregels afspreken.
• De werkmethode en de SMART-doelstellingen van de vergadering communiceren. 
• De verschillende functioneringsmodi van personen, die een invloed hebben op het goede verloop van de vergadering.
• Anticiperen op conflicten door het gepast beheren/beheersen van moeilijke persoonlijkheden om zowel respect te betonen naar de groep als om de eigen autoriteit gepast te gebruiken.
• Er elke deelnemer/deelneemster (van het groot lawaai tot de teruggetrokkene) toe brengen gepast aan de besprekingen bij te dragen. 
• De uitwisselingen tijdens en de fasen en verschillende punten van de vergadering structureren en tot synthese brengen : zich aan de rode lijn van de vergadering houden. 
• In staat zijn zich tegenover de deelnemers (correct) uit te drukken en de tijd dat iedereen aan het woord is evenwichtig te beheren. 
• Die beslissingsregels kiezen die aangepast zijn aan de situatie, en er de groep toe brengen een collectieve beslissing te nemen tijdens de vergadering.
• Feedback geven en de eigen gevoelens en emoties uitdrukken, op positieve wijze moeilijke boodschappen brengen.
• De vergadering afsluiten, de resultaten synthetiserend in een rapport gieten, de resultaten naar de betrokkenen en geïnteresseerden communiceren.