Outlook 2019, perfectionnement et fonctions collaboratives

Cette formation pratique vous permettra d’approfondir vos connaissances Outlook 2019 afin de maîtriser les courriels, les contacts et les agendas de façon individuelle ou bien dans une optique plus collaborative du logiciel. Vous y réaliserez notamment du publipostage et vos premières macro-commandes.
Objectifs pédagogiquesÀ l’issue de la formation, le participant sera en mesure de :

• Maîtriser les options avancées de la messagerie
• Découvrir les macro-commandes et le VBA d’Outlook
• Maîtriser les outils de partage d'informations pour gérer le travail collaboratif
• Gérer efficacement son temps avec l'agenda pour optimiser son usage et pouvoir déléguer
• Maîtriser son carnet de contacts et réaliser un publipostage
• Maîtriser le classement, archivage et sauvegarde

Public concerné

Tout utilisateur désirant approfondir son utilisation d'Outlook pour améliorer son efficacité individuelle et collective dans ses fonctionnalités avancées.
Prérequis

Bonne connaissance des bases d'Outlook, utilisation quotidienne de la messagerie, des contacts et du calendrier.
Programme de la formation

Maîtriser les options avancées de la messagerie

• Règles automatiques et Indicateurs de suivi.
• Catégories pour faciliter l'organisation.
• Recherche personnalisée.
• Dossiers de recherche.
• Modification des actions rapides.
• Paramétrage du gestionnaire d'absence sous serveur Exchange.
• Messagerie de groupe (Microsoft 365).
• Installation et suppression d’un complément.

Travaux pratiques

Créer des règles de classement et d’’envoie de copie. Utiliser les recherches, installer un complément et le supprimer, créer et utiliser un groupe.

Classer, archiver et sauvegarder

• Création des dossiers pour classer ses messages.
• Création des règles d'archivage automatique et d'archivage manuel.
• Filtration des messages selon des critères.
• Archivage des dossiers dans un fichier de données Outlook (.pst).
• Déclaration du courrier en indésirable, option du courrier indésirable.

Travaux pratiques

Créer un archivage automatique de ses messages, exporter des éléments dans un fichier .pst et gérer les messages indésirables.

Maîtriser son carnet de contacts et réaliser un publipostage

• Transfert d’un de ses contacts via la messagerie.
• Création d’un publipostage à partir de ses contacts.
• Personnalisation de ses contacts avec les paramètres d'affichage.

Travaux pratiques

Créer un contact et le transférer, réaliser un publipostage avec son carnet de contacts.

Gérer efficacement son temps

• Paramétrage du calendrier.
• Partage et envoi du calendrier par courrier électronique.
• Organisation des réunions et invitation des participants.
• Création d’une réunion périodique.
• Vérification des disponibilités des participants à une réunion.
• Création d’un groupe de calendrier.
• Utilisation de l’agenda d’un groupe (Microsoft 365).

Travaux pratiques

Créer une réunion périodique en vérifiant avant la disponibilité des participants, créer un groupe de calendrier.

Partager des informations

• Partage de ses dossiers de courriers.
• Attribution des autorisations d’accès de ses dossiers.
• Assignation d’une tâche.
• Utilisation de To Do en liaison avec Outlook.
• Délégation de sa boîte aux lettres.
• Envoi du courrier pour le compte d’une autre personne.
• Délégation de son agenda.

Travaux pratiques

Partager un dossier de courrier et en modifier l’autorisation, créer des tâches et les suivre dans To Do, déléguer sa boîte aux lettres ainsi que son agenda.

Découvrir les macro-commandes et le VBA d’Outlook

• Affichage de l’onglet développeur.
• Réalisation d’une macro Outlook et découverte du VBA.
• Utilisation du VBA pour envoyer une feuille Excel par courriel.

Travaux pratiques

Créer une macro simple dans Outlook et créer une macro simple dans Excel pour envoyer une feuille par courriel.

Modalités pratiques

Travaux pratiques

Des échanges, des exercices pratiques et d'entraînement.

Méthodes pédagogiques; Pédagogie active basée sur des échanges, des exercices pratiques et d’entraînement et une évaluation des acquis tout au long de la formation.