Outlook 2019, être efficace avec les fonctions les plus utiles

Ce cours vous permettra de prendre en main l'ensemble des outils proposés par Outlook 2019.

Vous apprendrez à gérer vos courriers électroniques, à les classer, à les rechercher efficacement ainsi qu'à gérer vos contacts, organiser vos rendez-vous et planifier vos différentes activités.

Objectifs pédagogiques

À l’issue de la formation, le participant sera en mesure de :

• Personnaliser l'environnement Outlook
• Écouter et envoyer des emails
• Configurer la réception de ses emails, les trier et les archiver
• Utiliser les règles et paramétrages avancés de la messagerie
• Gérer ses tâches, son calendrier et sa boîte de contacts
• Personnaliser et customiser ses emails

Public concerné

Tout public.
Prérequis

Connaissances de base de l'utilisation d'un environnement Windows.

Vérifiez que vous avez les prérequis nécessaires pour profiter pleinement de cette formation en faisant  ce test.

Programme de la formation

Prendre en main Outlook

• Appréhender l'interface de travail, le ruban, le menu Backstage.
• Personnaliser la barre d'accès rapide et l'apparence des volets de lecture et de navigation.
• Comprendre le principe des boîtes de réception "prioritaire" et "autres".
• Activer la boîte de réception "prioritaire" et modifier l'organisation de ses emails.
• Écouter ses emails.
• Composer et mettre en forme un message simple.
• Utiliser la saisie semi-automatique des adresses.

Travaux pratiques

Manipuler les outils Outlook. Personnaliser son interface. Créer un email simple.

Envoyer, recevoir et classer ses emails

• Identifier les symboles de la boîte de réception.
• Paramétrer les options d'un message et sa signature.
• Insérer et charger une pièce jointe, une signature, un lien HTML, un élément ou un objet.
• Insérez des icônes et fichiers graphiques vectoriels évolutifs (SVG, formes, modèle 3D...).
• Répondre et transférer à partir du volet de lecture.
• Marquer et afficher les messages lus, non lus.
• Classer, créer et gérer des dossiers. Utiliser les outils de recherche.
• Copier, déplacer, archiver et supprimer des messages.

Travaux pratiques

Créer un message, insérer un lien, une signature, des icônes et SVG. Répondre et transférer un message.

Utiliser la barre de "recherche rapide" et les dossiers de recherche.

Maîtriser la gestion avancée de la messagerie

• Créer des règles de gestion automatique des messages.
• Utiliser les indicateurs de suivi et les codes couleurs.
• Maîtriser le gestionnaire d'absence avec messages ciblés.
• Nettoyer la boîte aux lettres.
• Connaître les fonctions rapides "QuickSteps".
• Partager un dossier de messagerie.
• Corriger et vérifier l'accessibilité dans l’onglet "Révision".

Travaux pratiques

Mettre en œuvre le gestionnaire d'absence.

Mettre en forme conditionnelle des messages.

Gérer son calendrier, ses contacts, ses tâches et ses notes

• Personnaliser l'affichage du calendrier.
• Créer et gérer les contacts.
• Partager un calendrier.
• Planifier ses rendez-vous et réunions (rappel, invités, fuseaux horaires...).
• Élaborer et assigner une tâche.

Travaux pratiques

Organiser une réunion, modifier les fuseaux horaire.

Créer et suivre une tâche.

Créer un contact, une liste de distribution, envoyer un message à une liste.

Modalités pratiques

Travaux pratiques

Exercices pratiques, démonstration, échange et partage d'expérience.

Méthodes pédagogiques;

Pédagogie active basée sur des exercices pratiques et une évaluation tout au long de la formation.

Modalités d'évaluation

Le formateur évalue la progression pédagogique du participant tout au long de la formation au moyen de QCM, mises en situation, travaux pratiques…

Le participant complète également un test de positionnement en amont et en aval pour valider les compétences acquises.